根据《中华人民共和国政府采购法》《政府采购需求管理办法》以及《同济大学采购管理办法（试行）》《同济大学采购合同管理实施细则》《同济大学仪器设备和家具类固定资产管理办法》等相关文件规定，对学校政府采购需求管理要求进行梳理汇总，形成如下操作细则：
第一条 适用范围
本细则适用于纳入学校预算管理的政府采购货物、服务和工程项目的需求管理。即采购预算金额在100万元（含）以上的货物和服务项目以及120万元（含）以上的工程项目采购需求管理。
第二条 需求管理内容与原则
采购需求管理是指学校在开展政府采购活动中组织确定采购需求、编制采购实施计划并实施相关风险控制的管理活动。
学校用户单位（采购项目使用单位）或授权管理部门按照《同济大学采购管理办法》（试行）规定的业务归口管理职责，对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性负责；用户单位及相关管理部门对采购各环节风险控制承担相应的主体责任和监督责任。
第三条 采购需求确定
（一）采购需求定义
本细则所称采购需求是指学校用户单位（或授权管理部门）为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。
（二）采购需求内容
1.采购对象需实现的功能或者目标；
2.技术要求：包括采购对象需满足的数量、质量（结构、材料、性能）、安全、技术规格、物理特性（外观）等要求；
3.商务要求：包括采购对象需满足的服务标准、技术保障，交付（实施）时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度、方式），包装运输，售后服务等要求；
4.政策要求：采购活动适用的法律法规、政策，国家强制性标准及行业标准（规范），预算、资产、财务、采购等相关管理制度；
5.其他：包括采购项目的特点和实际需要等要求。
（三）采购需求确定的实施步骤
学校采购用户单位或归口管理部门在经过一定分析调研或专项需求调查后，明确了采购需求，则可以编制和填写采购需求表，经采购与招标管理办公室（以下简称采招办）审核确认后，确定采购需求，作为后续采购活动实施的相关依据。
1.采购需求调查
重点管理项目应进行采购需求调查。
（1）项目范围：
采购预算金额在1000万元以上的货物和服务项目，3000万元以上的工程项目；
涉及学校公共利益、师生关注度高的采购项目；
技术复杂、专业性较强的项目，包括需定制开发的信息化建设项目、采购进口产品的项目等；
项目主管预算单位或学校相关部门认为需要开展需求调查的其他采购项目。
（2）需求调查主体与方式：采购需求调查可由学校用户单位、业务归口管理部门组织，也可由采招办委托第三方机构开展需求调查。
采购需求调查可以面向市场主体通过咨询、论证、问卷调查等方式开展，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，以及其他相关情况。面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3 个，并应当具有代表性。
完成采购需求调查后应当编制相应的调查论证报告（大型仪器设备申购论证报告格式见附表）。编制采购需求前一年内，采购人已就相关采购标的开展过需求调查的可以不再重复开展。对采购项目开展可行性研究等前期工作，已包含本细则规定的需求调查内容的，可以不再重复调查。
2.采购需求表编制
采购用户单位或归口管理部门根据本细则和《同济大学货物和服务项目采购需求表》（详见附件1）《同济大学工程项目采购需求表》（详见附件2）的要求和体例填写采购需求主要内容，其中“供应商资格条件”和“为落实政府采购政策需满足的要求”必须同步填写。采购需求表应当在办理申购时上传采购管理系统。
3.实施采购项目一般性审查或重点审查
（1）一般性审查：主要审查是否按照本细则规定的程序和内容确定采购需求。审查内容包括，采购需求是否符合预算、资产、财务等管理制度规定；对采购方式、评审规则、合同类型、定价方式的选择是否说明适用理由；属于按规定需要报相关监管部门批准、核准的事项，是否作出相关安排。
（2）重点审查：重点管理项目在一般性审查基础上，还应重点审查采购需求的非歧视性、竞争性和采购政策相符性以及履约风险等。非歧视性主要审查是否指向特定供应商或者特定产品，包括资格条件设置合理性、评审因素设置倾向性等因素。竞争性主要审查竞争方式的充分性、评审规则设置的合理性。采购政策重点审查进口产品采购必要性，是否落实支持创新、绿色发展、中小企业发展等政府采购政策要求。履约风险审查主要审查是否围绕采购需求和合同履行设置权利义务，是否明确知识产权等方面的要求，履约验收方案的完整性和明确性以及风险处置措施的可行性。
（3）审查方式：
非重点管理项目的审查按系统流程逐级审核。采购申请需在学校采购管理系统中进行逐级审核批准。用户单位申请人在采购管理系统—申购管理模块中提交项目立项资料、论证报告、采购需求表等资料，由经费负责人、二级单位负责人、采招办业务主管、采招办分管负责人以及分管校领导逐级审核，其中工程类项目需经实施归口管理部门审批。审批通过后，方可实施采购。
重点管理项目的审查除系统流程逐级审核外，由采招办负责组织牵头，联合财务处、资产与实验室管理处（以下简称资产处）、基建处、审计处等业务部门进一步审核，必要时可聘请相关领域专家进行书面审核。
4.采购需求确定过程中操作注意事项
（1）对于设备类采购项目（含软件类），在编制采购需求表时还需完成《大型仪器设备申购论证报告》（详见附件3），论证报告由资产处审核并报分管校领导审批。其中属于进口设备的，应提供《进口产品专家意见表》（详见附件4）。
（2）资产处定期举行校内联合评议，学校资产处、财务处、采招办、发展规划与学科建设部、国有资产管理委员会办公室、科研管理部、信息化办公室、人事处、分析测试中心相关负责人员共同组成联合评议小组，对申请购置的仪器设备逐项评议审核，通过的方可实施采购；未通过的暂缓实施采购。
（3）对于工程项目，必须先提交学校基建与修购工作领导小组会议进行立项审核，按学校规定审批通过后方可在采购管理系统进行申请。
第四条 编制采购实施计划
（一）采购实施计划内容
本细则所指采购实施计划是指学校采购用户或归口管理部门围绕实现采购需求，对合同的订立和管理所做的安排。包括采购项目预（概）算、最高限价，开展采购活动的时间安排，采购组织形式和委托代理安排，采购包划分与合同分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则等；以及合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等内容。
采购实施计划应根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，结合采购需求的特点确定。
（二）采购实施计划编制要点
1.采购方案策划
对于政府采购项目，原则上使用竞争性磋商、公开招标等方式进行采购。采招办根据采购项目预算金额、采购标的的特点、需要满足的技术、商务要求等因素，按照有利于采购项目实施的原则，将采购项目按照不同的类别进行包件划分，委托采购代理机构进行采购方案策划、招标（磋商）文件编制。
采购方案策划应根据采购项目实施的要求，充分考虑采购活动所需时间和可能影响采购活动进行的因素，拟定采购活动关键时间节点和时间表；根据采购需求特点和项目管理要求，进行采购方式选用适配性分析；提供设置供应商资格条件，包括特定的专业资格或者技术资格条件相应依据；按照符合法定适用情形和采购需求特点制订评审办法，确定评分体系，明确评审细则，进行权重分配、制定量化标准；拟定定价方式。
招标（磋商）文件编制应当在采购需求确定，项目实施配套的场地、能源供给等保障到位，施工项目需要完成设计等前置工作后，按规范要求使用相应示范文本编制招标（磋商）文件。文件主要内容应包括投标（磋商）邀请、供应商须知、评审办法和定标（成交）原则、项目采购需求、采购合同文本、投标（响应）文件格式及附件等部分。招标（磋商）文件编制时间根据项目复杂程度而定，在项目采购代理合同中约定。
2.合同订立管理
（1）合同模板拟定：合同文本根据项目属性、采购需求特点和管理规范的要求选用，学校推行合同示范文本管理模式，优先使用国家、地方及行业合同示范文本类型。合同文本应当包含法定必备条款和采购需求的所有内容，包括但不限于标的名称，采购标的质量、数量（规模），履行时间（期限）、地点和方式，价款或者报酬、付款进度安排、资金支付方式，验收、交付标准和方法，质量保修范围和保修期，违约责任与解决争议的方法等。
（2）合同签订原则：通过招标（磋商）等方式确定中标（响应）人的采购项目，应当在中标或成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。合同标的、质量、价款、履行期限等主要条款应当与招标文件/中标文件、磋商文件/响应文件及中标或成交供应商承诺文书等有效采购文件的内容一致。
学校建立了采购合同管理制度，明确合同订立、履行、验收等环节的具体要求。所有采购合同均应通过采购管理系统填报和审批。合同文本由履约代表及经费负责人确认后，由采招办业务主管和分管负责人对文本规范性进行审核，有必要的需经学校法务部门审核，最后提交分管校领导审定。其中未使用学校合同示范文本的采购合同，必须经采招办聘请的法律顾问审核，确认符合法律和规范要求后，方可提交分管校领导审定。
3.合同履约管理
合同履约验收方案应明确履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项。学校可以邀请参加本项目的其他供应商或者第三方专业机构及专家参与验收，相关验收意见作为验收的参考资料。货物、服务项目采购的申请单位应指定专人为履约代表，工程项目由实施管理部门指定专人（工程项目负责人）为合同履约代表。履约代表是学校履行合同条款的直接责任人，负责合同履约执行，保证采购合同按时按质完成。
合同履约管理方案还应明确合同履行过程中，如发现对方有违约、欺诈行为，或发现因政策调整、市场变化等因素，已经或可能导致学校利益受损等情形，采购申请单位应当及时书面报告业务归口管理部门采取相应措施减少损失扩大等风险应对举措。
第五条 风险控制
（一）需求管理审查工作机制
学校建立政府采购需求管理审查工作机制。对于重点管理项目，由采招办牵头，资产处、基建处、财务处、审计处以及其他业务归口管理部门等单位共同参与，对经采购申请单位或业务归口管理部门确认后提交的采购需求和采购实施计划进行复核审查。必要时应邀请法律顾问参与审查，还可邀请业内资深专家或第三方专业机构参与审查。前期参与确定采购需求和编制采购实施计划的专家及第三方机构不得参与审查。
学校政府采购需求审查工作采取文书流转审查和会议会商审查相结合的方式。对特殊的重点审查项目或实施复杂的项目，原则上采取会商审查机制。
（二）采购需求管理审查部门职责
按照职责分工，各部门重点审查以下内容：
1.采招办负责审查采购方式、评审规则是否合适并说明适用理由；是否落实支持创新、绿色发展、中小企业发展等政府采购政策；采购实施计划是否完整；履约验收方案是否完整、标准是否明确。
2.资产处负责审查资产购置是否符合资产管理制度规定，进口产品的采购是否必要，大型仪器设备是否进行购置论证，是否开放共享。
3.基建处负责审查工程项目是否完成立项、概预算资料是否符合规范；能源、消防、信息化设施等是否配套并符合相关规范要求；施工工期是否合理；对供应商资格条件、技术标准设置是否合理；有否对不可预见风险的分析研判和替代方案。
4.财务处负责审查采购需求是否符合预算、财务管理制度规定，预算是否按照学校决策机制审议通过，并确定经费来源。
5.业务归口管理部门负责审查采购需求是否进行必要的技术论证，是否按规定已通过相关审核程序，采购需求的内容是否完整、明确、合理。
6.审计处对项目采购需求确定和采购实施计划编制活动的过程和结果进行监督，并对审查工作程序和执行进行监督。
业内资深专家或第三方专业机构参与审查的，其应重点审查采购需求和采购实施计划中非歧视性、竞争性、采购政策、履约风险以及是否符合相关法律法规和国家强制性标准等内容。
第六条 监督检查
学校财务处、审计处、纪检监察机构等部门对采购工作进行监督检查。
财务处通过报销审核等方式对采购活动进行监督。审计处通过常规或专项审计等方式对采购活动进行监督。纪检监察机构对采招办的采购与招标相关文件和信息管理系统运行建设情况进行随机抽查和重点检查，并对学校采购与招标工作的重要环节不定时开展现场监督，重点对开标、评标和定标过程进行监督。发现问题，由相关部门依规依纪依法追责问责。
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